August 2017

Excel-Tipps

Bedingte Formatierungen und nicht ganz alltägliche Funktionen

1. Bedingte Formatierungen

Soll ein Feld in Excel eingefärbt werden, solange es leer ist? Oder soll ein Rahmen um ein Feld gezeichnet werden, sobald etwas darin steht? Dann können wir auf bedingte Formatierungen zurückgreifen.
Eine kleine Anleitung dazu:

1.1 Im Startmenü in Excel auf das Symbol „Bedingte Formatierung“ klicken.

1.2. Das Menü öffnet sich

1.3. Folgendes neues Fenster öffnet sich bei:

  • Neue Regel: Direkt eine neue Regel (Bedingte Formatierung) erstellen.
  • Regeln löschen: Regeln in ausgewählten Zellen oder im ganzen Arbeitsblatt löschen.
  • Regeln verwalten: Hier öffnet sich ein Untermenü:

1.3. I.

  • Auswahl definieren
    • Angewählte Zellen / aktuelle Auswahl
    • Dieses Arbeitsblatt
    • Auflistung aller Arbeitsblätter

1.3. II.

  • Erstellen einer neuen Regel

1.3. III.

  • Auflistung bestehender Regeln mit Details

1.4. Durch klicken auf „Neue Regel‟ wird ein weiteres Fenster geöffnet:

Mit einem Klick auf die zweite Position (I.) wird das untere Menü des Fensters (II.) ersichtlich.

Der Zellwert kann nun hier festgelegt werden:

Szenarien:

  1. Ich will nur Zellen formatieren, deren Inhalt grösser als 2 ist und kleiner als 6 (hier kann auch auf eine Zelle referenziert werden).
    -> Zellwert / zwischen / 2 / 6

  2. Ich will nur Zellen formatieren, die leer sind (z.B. in einem Formular für die bessere Übersicht, wo ich noch etwas eintragen muss).
    -> Zellwert / gleich / =““ , wobei „“ eine leere Zelle symbolisiert

  3. Ich will nur Zellen formatieren, deren Inhalt grösser ist als die Zahl 5 (hier kann auch auf eine Zelle referenziert werden).
    -> Zellwert / grösser als / 5

  4. Ich will nur Zellen formatieren mit dem Inhalt xyz.
    -> Bestimmter Text / mit Inhalt / xyz

  5. Ich will nur Zellen formatieren, in denen zyx nicht vorkommt.
    -> Bestimmter Text / ohne Inhalt / zyx

  6. Ich will nur Zellen formatieren, deren Inhalt mit abc beginnt.
    -> Bestimmter Text / beginnend mit / abc

  7. Ich will nur Zellen formatieren, deren Datum nächste Woche ist.
    -> Datum / Nächste Woche

Für die geübteren Excel-User gibt’s die bedingte Formatierung auch noch mit eigener Formel:

Szenarien:

  1. Wenn die Zelle in Spalte A (je Zeile) nicht leer ist, will ich die ganze Zeile von Spalte A bis Spalte E markieren.
    -> =$A1<>““
    -> Im Regel-Verwaltungsfenster wird die Regel aufgeführt, dort dann den gewünschten Bereich eintragen, im diesem Fall: =$A:$E

  2. Ich will nur Zellen formatieren, deren Wert kleiner ist als 5 oder grösser als 10.
    -> =ODER(A1<5;A1>10)
    -> Anschliessend Bereich im Verwaltungsfenster definieren (wenn die Formatierung (III.) nicht nur in den bereits ausgewählten Zellen sein soll.)

III: Formatierung:
Die Formatierung der Zelle erfolgt dann über diese Schaltfläche. Will ich einen Rahmen um jede Zelle mit Inhalt zeichnen, sollen leere Zellen gelb, rot, schwarz, etc. gefärbt werden?

2. Nicht ganz alltägliche Funktionen

Formeln wie SUMME, WENN oder selbstverständlich einfache Operationen wie +, -, *, / kennen auch die ungeübteren Excel-User unter uns. Was bietet Excel denn eigentlich sonst noch? Diese Frage war wohl mitverantwortlich, wieso ich intern auch schon liebevoll als Excel-Nerd bezeichnet wurde. Nachfolgend will ich Ihnen einige wenige andere Formeln zeigen, die Excel-Nerds eben manchmal brauchen.

2.1. Verketten

2.2. Summewenn

2.3. Matrix-Formelberechnungen

2.4. Runden

2.5. Aufrunden / Abrunden

2.6. Nicht leere Zellen in einem Bereich zählen

2.7. Anzahl Zellen zählen, die eine Zahl enthalten

2.8. Text zu einer Formel / einem Ergebnis hinzufügen

2.9. Mehrere Abhängigkeiten in Formel einbinden

2.10. Zeilennummer ausgeben

Fazit:

Ich hoffe, dass Ihnen diese Tipps im täglichen Umgang mit Excel helfen oder ein paar Dinge erleichtern können. Natürlich gibt es noch unzählige weitere Funktionen und Tricks und z.T. noch wesentlich komplexere Formeln bis hin zu den „Makros“.
Aber das hier sollen nur ein paar nützliche Anwendertipps sein, denn Excel ist sehr komplex und hat sehr viele Funktionen und Nutzungsmöglichkeiten. Sollten sich bei Ihnen Fragen ergeben oder  Sie sogar eine individuelle Schulung wünschen, melden Sie sich gern bei uns.

 

 

Anmerkung:

Wir haben diese Beispiele mit Excel 2010 erstellt, doch sollten sie bis hin zur aktuellen Excelversion 2016 und auch in den älteren Version wie 2007 funktionieren.